Промпты для рабочих задач: письма, отчёты, таблицы и протоколы встреч

Большинство разочарований в нейросетях на работе выглядят одинаково: человек написал «составь письмо клиенту про задержку поставки», получил вежливую воду на полстраницы и решил, что инструмент бесполезен. Проблема не в модели, а в том, что ей не дали ничего, кроме темы. Хороший промпт — это не магическая формула, а нормальное техническое задание, такое же, какое вы дали бы новому сотруднику.

Ниже — четыре принципа и набор шаблонов, которые можно копировать и подставлять свои данные.

Четыре принципа, которые закрывают 80% проблем

1. Контекст. Кто вы, кому адресован результат, какая ситуация. Модель не знает, что клиент — давний партнёр, которого нельзя потерять, а задержка уже третья за квартал.

2. Задача. Что именно нужно сделать. Не «помоги с письмом», а «напиши письмо, которое сообщает о задержке, предлагает компенсацию и не обещает новых сроков без подтверждения склада».

3. Формат. Длина, структура, тон. «Не больше 120 слов, три абзаца, без канцелярита» даёт совсем другой результат, чем отсутствие указаний.

4. Материал. Факты, цифры, исходный текст. Всё, что модель должна использовать, нужно дать явно. Всё, чего нет в материале, она начнёт придумывать.

И отдельное правило: прямо пишите, что делать, если информации не хватает. Фраза «если каких-то данных нет — поставь [УТОЧНИТЬ], не придумывай» экономит много нервов.

Деловое письмо

Самый частый сценарий. Шаблон работает и для внешних писем, и для внутренних.

Ты помогаешь мне написать деловое письмо.

Кто я: [должность, компания или отдел]
Кому: [кто получатель, какие у нас отношения]
Ситуация: [что произошло, 2–4 предложения]
Цель письма: [что должен сделать или понять получатель после прочтения]

Обязательно упомянуть:
- [факт 1]
- [факт 2]

Нельзя:
- обещать [что именно]
- [другие ограничения]

Формат: до [N] слов, тон [нейтральный / тёплый / строгий], без шаблонных
фраз вроде «настоящим уведомляем». В конце — одна конкретная просьба
или следующий шаг.

Если для письма не хватает фактов, поставь [УТОЧНИТЬ: что именно]
вместо того, чтобы придумывать.

Пример заполнения: «Кто я — руководитель отдела логистики. Кому — закупщик сети магазинов, работаем три года. Ситуация — поставка задерживается на пять дней из-за проблем у перевозчика, это вторая задержка за месяц. Цель — сохранить доверие и согласовать новую дату. Нельзя обещать дату до подтверждения перевозчика». Результат почти всегда требует лишь пары правок.

Полезный приём: попросите сразу два-три варианта с разным тоном. Выбрать из готовых быстрее, чем объяснять, чем не понравился единственный.

Ответ на сложное письмо

Когда пришло длинное письмо с претензиями или кучей вопросов, удобно разделить работу на два шага.

Ниже письмо от [кто]. Сначала выпиши списком все вопросы, требования
и претензии, которые в нём есть, — каждый отдельным пунктом, своими
словами, без оценок.

Затем подожди моих комментариев по каждому пункту, прежде чем писать
ответ.

Письмо:
"""
[текст письма]
"""

После того как модель выпишет пункты, вы коротко отвечаете по каждому («1 — да, согласны; 2 — нет, это не наша зона; 3 — уточним к пятнице»), и просите собрать ответ. Так ничего не теряется, а позиция в письме — ваша, а не модели.

Отчёт из сырых данных

Еженедельные и ежемесячные отчёты — идеальная задача: структура повторяется, а вот собирать текст из разрозненных заметок скучно.

Составь [еженедельный / ежемесячный] отчёт для [кого: руководитель,
совет директоров, команда].

Структура:
1. Главное за период — 3 пункта, по одному предложению.
2. Что сделано — по направлениям.
3. Проблемы и риски — что мешает и что нужно от руководства.
4. Планы на следующий период.

Правила:
- используй только факты из материала ниже;
- цифры не округляй и не пересчитывай;
- если по какому-то разделу нет данных — напиши «нет данных»;
- без оценочных слов вроде «успешно», «эффективно», если за ними нет цифр.

Материал:
"""
[заметки, выгрузки, сообщения из чатов]
"""

Строчка про оценочные слова кажется мелочью, но без неё отчёт быстро превращается в «команда эффективно поработала над успешным решением задач».

Работа с таблицами

С таблицами модели полезны в трёх ролях: объяснить, что в данных; написать формулу; привести беспорядок к структуре.

Формула для электронной таблицы:

У меня таблица в [название редактора таблиц].
Колонки: A — дата, B — менеджер, C — клиент, D — сумма, E — статус
(«оплачен», «ожидает», «отменён»).

Нужна формула, которая считает сумму оплаченных сделок по каждому
менеджеру за текущий месяц.

Напиши формулу, объясни в двух предложениях, как она работает,
и укажи, что поменять, если строк станет больше 10 000.

Наведение порядка в данных:

Ниже список, скопированный из разных писем. Приведи его к таблице
с колонками: Компания | Контактное лицо | Телефон | Город.

Правила:
- телефоны — в едином формате;
- если поле отсутствует, оставь пустым;
- не придумывай данные, которых нет в исходнике;
- в конце отдельно перечисли строки, которые ты не смог разобрать.

Данные:
"""
[текст]
"""

Важная оговорка: модели плохо считают в уме большие объёмы. Для итогов по сотне строк просите формулу или код, а не готовое число. И проверяйте итог хотя бы выборочно.

Протокол встречи

Если у вас есть расшифровка записи совещания или хотя бы подробные заметки, протокол собирается за минуту.

Ниже расшифровка рабочей встречи. Участники: [имена или роли].

Составь протокол:
1. Тема и дата — одной строкой.
2. Ключевые решения — пронумерованным списком.
3. Задачи — таблицей: Что сделать | Ответственный | Срок.
4. Открытые вопросы — что обсуждали, но не решили.

Правила:
- в задачи включай только то, о чём явно договорились, а не всё, что
  упоминалось;
- если срок или ответственный не названы — пиши «не назначен»;
- не пересказывай обсуждение, только итоги;
- общий объём — не больше одной страницы.

Расшифровка:
"""
[текст]
"""

Пункт про «явно договорились» — ключевой. Без него модель охотно запишет в задачи любую брошенную фразу вроде «надо бы когда-нибудь посмотреть», и протокол станет списком несуществующих обязательств.

Если встреча была с внешними участниками, проверьте, можно ли отправлять расшифровку во внешний сервис. Часто в ней есть то, что наружу уходить не должно.

Как доделывать шаблоны под себя

• Сохраняйте удачные промпты. Заведите общий документ или папку в базе знаний, куда команда складывает работающие шаблоны. Это быстро становится ценным ресурсом.
• Добавляйте пример. Если у вас есть образцовое письмо или отчёт, вставьте его в промпт с пометкой «пример нужного стиля». Это работает лучше любых описаний тона.
• Итерируйте в диалоге. Не переписывайте промпт с нуля, если результат почти хорош. Скажите, что исправить: «короче», «убери второй абзац», «тон помягче».
• Просите проверить себя. В конце можно добавить: «перечисли утверждения в тексте, которых нет в исходном материале». Модель не всегда ловит свои выдумки, но часто ловит.

И главное: результат всегда читает и подписывает человек. Модель делает черновик, ответственность остаётся на том, кто нажал «отправить».